Организатор 2: Чудный день

Помните легендарную сцену из фильма «Афоня», когда сотрудник обсерватории сломал кран и устроил потоп? Тогда сантехник спросил у него: «А что бы было, если бы я у тебя на работе что-нибудь покрутил?!». «Катастрофа!».

Правильно, вы же не стрижете себя сами? Вы же не вырываете себе зубы? Не шьете себе одежду? По крайней мере, мы сейчас говорим про большинство. А все потому что любым дело должны заниматься профессионалы. Те, кто обладает определенным опытом, знаниями и умениями! И это применимо к абсолютно любым сферам. Но в особенности к индустрии праздников и бизнес-событий. На любом таком мероприятии непременно должен быть организатор. Почему? Если вопросы в начале статьи еще не убедили вас, то мы продолжим как Ван Хельсинги ивент-индустрии бороться с демонами страхов и неправильных представлений о работе организатора!

Итак, давайте договоримся, что в этом блоге мы будем говорить прямо и начистоту.

Самый распространенный страх – организатор «накрутит» свой интерес на каждую позицию сметы праздника. Вряд ли можно представить в наше время уточненных легких альтруистов, которые готовы работать бессонными ночами за ваше спасибо. Они тоже хотят кушать, поэтому смело и прозрачно укажут агентское вознаграждение. Но вот стоимость украшения, света, звука, артистов и прочих составляющих останется неизменной по сравнению с тем, если бы вы сами занялись организацией.

Почему так? Потому что рынок ивента узок, и узнать реальную стоимость довольно просто. Обманывать вас – вредить собственному имиджу. Имидж потерять легко, а вот вернуть – нереально. Порой, именно имя и отзывы становятся самым главным аргументом в пользу того или иного организатора. Разбрасываться таким сокровищем недопустимо!

Будем считать этот миф развенчанным. Далее перейдем к сплошным плюсам.

Давайте сразу разграничим мероприятия на бизнес формат и частные торжества.

Возьмем частные торжества. Представьте, вы юбиляр, жених, невеста. У вас праздник. Дядя Сережа, которого вы не видели несколько лет, прилетевший специально из Сыктывкара, произносит красивый тост, а по телефону вам звонит кавер-группа и просит показать, где им можно переодеться и куда занести инструменты. Или кондитер заблудился и не поймет, куда привезти торт. Вы дослушиваете дядю Сережу, а потом мчитесь встречать/провожать/объяснять. Так себе ситуация, согласитесь?

Ну, или в самом начале декораторы спрашивают у вас – как украсить зал? Куда поставить вазу? Сколько нужно света? А ресторан просит согласовать меню. А вы вообще-то первый раз женитесь и в ближайшую жизнь второй раз не планируете. Вы не знаете все тонкостей. Да они вам потом и не пригодятся. Вот еще одна ситуация в пример.

Тут-то в дело и вступает организатор, который как чуткий путеводитель ловит ваши пожелания и ведет вас сквозь пучину тонкостей и вопросов, нуждающихся в решении.

Это у вас праздник первый раз в жизни. А у организатора за плечами сотни. С непременно набитыми шишками на первых мероприятиях, с четким осознанием подводных камней, с кристальным знанием, где подстелить, чтобы не так больно было упасть при непредвиденной ситуации.

Представьте, сколько десятков человек будет задействовано на вашем празднике. А в телефоне у вас забит всего один номер. Номер, по которому в любое время суток вам ответят на все ваши сомнения и тревоги.

То же самое касается и бизнес-мероприятий, где особенное внимание уделяется четкости исполнения тайминга и гладкости реализации запланированного сценария. Да-да. Сценария! Потому что организатор изначально непременно пришлет вам сценарий, где вы увидите последовательность событий, согласует с вами даже ключевые слова ведущего и интерактивы. А потом проконтролирует, чтобы все прошло «как по маслу», а ваши коллеги и руководители благодарили бы вас за замечательное событие.

Таким образом, работая с организатором в дополнение к его профессионализму, вы получаете максимальную прозрачность и четкое видение мероприятия, внятную смету события, оформленную как коммерческое предложение, возможность работы по безналичной системе расчета и хорошего товарища, который с удовольствием разделит с вами ответственность за конечный результат!

Согласитесь, оно того стоит!

Мы сознательно описали сухие факты делового подхода к мероприятию. Почему? Потому что все информационное пространство и так пестрит эмоциональными призывами. Понятное дело, что в суете подготовки к свадьбе или корпоративу бесценно внимание. Бесценны моменты, когда вы просто с шутками и улыбками можете обсудить, как идет подготовка к вашему событию за чашечкой кофе. Совершенно важно, что кто-то, кто знает, как все должно быть, направляет вас, подсказывает, поддерживает, показывает все известные возможности и предлагает идеи. Абсолютно ценно, что в этой среде, как раз-таки, работают люди, влюбленные в свое дело, по-другому просто не получится.

Но мы хотели показать и вторую грань – удобство и выгоду от такого сотрудничества. Потому что от приятных эмоций бюджет, к сожалению, расти не может. А вот организатор может максимально эффективно оперировать оговоренным заранее бюджетом.

Понятное дело, мы не надеемся, что после прочтения этой статьи вы воскликнете: «Как я ошибался! Спасибо, друзья»! Но если вы хоть немного задумаетесь над приведенными аргументами, это уже будет большая победа для нас и всей ивент-индустрии.

Праздник – это колоссальный труд с бессонными ночами подготовок и монтажей, прописывания сценария, придумывания идей и дизайна, новых решений и форм, подбором артистов и переговорами. А улыбки, слезы умиления, радостный смех – это вершина айсберга. Оставайтесь на вершине. Доверьте погружение водолазам ивента!